职场精英必备:高效管理时间的4种方法

华为考察

导读:在职场上,天分和资源也许不可掌控,但学会时间管理,是每个人都可以去实践的提高工作能力的方法。91

Amy早晨赶到公司,正准备接着昨天的内容开始一天的工作,结果打开邮箱一看,几十封新的邮件已经在等着处理。

 

邮件处理到一半,突然想起来曾经答应了同事要帮他做一件小事情,她觉得事情不着急,于是打算处理完邮件再去做。结果同事又再打电话来,Amy不得不赶紧道歉然后放下手上的工作立刻去完成。

 

事情刚刚做完,老板又把她喊过去讨论问题……一个上午莫名其妙的就过去了,下午刚喝了杯咖啡打起精神准备工作,发现有一个预定的会议要开始了。

 

她翻遍桌子,找了很久才找到之前准备的会议材料,匆忙赶到会议室,结果发现还有很多人没有来。等好不容易到齐,每个人发言又都没完没了,会议又超时了……回到座位,她发现打算做的事情连一半都没有完成,赶紧赶了些工,就下班回家了。

 

日复一日过去,她发现自己总是不能按时完成任务,别人交出来的工作成果总是比她好。学历、技术、经验……她明明样样都不比别人差,也很努力地每天忙个不停,但升职加薪的机会总是被别人抢走。

 

像Amy这样一天到晚把“我很忙”挂在嘴边的人,其实只是不懂得该如何去管理好自己的时间罢了。严重一点的,每天被时间追着跑,越忙越乱,越乱越忙,形成恶性循环。在别人看来,只会傻干而不是能干,浑身上下写满了不靠谱。

 

而那些能够有效地利用时间的人,总是能用同样的时间发挥出两倍甚至三倍的工作效率。他们总是看起来有时间也有能力去接受更新更难的任务,升职加薪的机遇也自然就落在他们身上,最终成为了更加成功的一群人。

 

在职场上,天分和资源也许不可掌控,但学会时间管理,是每个人都可以去实践的提高工作能力的方法。

 

Todo List的正确打开方式

 

(编者注:Todo List指待办事项列表)

每日的Todo List应该来自于对大计划的分解。我们每天的Todo List不应该是分散的随意的内容,它应该是我们一个长期计划其中的一部分。比如每一年的目标,应该最终落实到我们每个月的计划,每个星期的计划,每日的计划。94

每天的小小Todo List里边,应该蕴含着我们对长远目标的憧憬。只有这样,那些最终将让我们获得成就和成长的大目标才能够得以实现。

 

Todo List需要排列优先级并每日调整。每天的工作进展都在变化,昨天并不紧急的事情,今天可能就会面临Deadline。下班后直接就结束,第二天又接着昨天的计划来干,就会产生偏差。我们不仅要对Todo List排列优先级,还需要每日结束的时候进行反馈总结,并及时调整顺序。

 

能尽快搞定的事情可以先做。我们应该把主要的时间都用在那些重要的事情上,但还有一些会对我们产生影响但是做起来很容易的事情,不妨就先花一点点时间去处理完吧。一来可以给自己创造一些成就感,二来可以将重要事情被干扰的可能性减小到最少。

 

不要上来就冲刺。在制定工作计划的时候,不要把最难的事情放在第一个。长跑运动员不会上来就冲刺,跨栏选手也不会在第一个栏就用最快的速度……我们的能量是有限的,一上来就用尽全力,必然会导致没有办法坚持到最后的成功。

 

我曾经有一段时间因为工作量大而繁杂,很久没有去好好做计划和总结。结果有一天老板给我新的任务,我说我忙不过来,他问我在忙什么,我居然当场语塞,突然脑子一团浆糊,啥也想不起来了!

 

一旦有了合理的Todo List,在任何时候对于该做什么不该做什么,你都会胸有成竹。接受任务和拒绝任务的时候,也能够头头是道地给出理由。

 

整理你的办公环境

 

你也许很忙,忙得没有时间去整理自己的办公桌。但是一个乱七八糟的办公桌会给你带来很多的负面影响:

 

花大量的时间找东西,甚至最终还是找不到;

 

在工作的时候无法集中注意力,视线总是被杂物所扰;心情烦躁,增加工作压力;93

你的同事和老板一看你的桌子,就觉得你思维混乱而不靠谱……办公桌应该是你的工作台,而不是杂物台。把工作时用不上的东西都处理掉,文件都放进分类文件夹,杂物都放进收纳盒,各种乱糟糟的线都捆起来,给自己创造一个尽量空白的桌面,并且,在每天下班之前,都把一切物归原位。

 

虽然整理桌面每天都会花你一点的时间,但它带来的回报是工作效率的大大提升。如果你是老板,你会把重任交给一个成天把自己埋在垃圾堆里慌慌张张的人,还是一个坐在整洁的办公桌前专注工作的人?

 

邮件处理的学问

 

常用邮件格式化。如果你总是要收发同样内容的邮件,不妨就为自己制定一些模板和流程,使用的时候把具体的细节稍作填充即可。这样不但能够提升效率,而且还能为自己树立一个特别专业和规范的职业形象。

 

定时而不是随时查看邮件。不知道有多少人像我一样,工作的时候开着outlook,只要出现了新邮件的提示,就像强迫症一样放下正在做的工作赶紧去查看和处理。这其实是一种非常错误的方法。电子邮件本质上是一种异步通信方式,你要做的是尽量利用它的这一点。有时候你那种快速回复邮件的举动甚至会给人造成一种你很清闲的感觉。92

一个用邮件而不是电话来沟通的事件,必定不是紧急到需要立刻处理的事件。但时时去查看邮箱却会不断打破我们的注意力,影响正在进行的工作。我们只需要为自己设定一个时钟,比如一个小时查看一次,甚至半天集中查看一次邮件即可。

 

问题集中在一起处理。用邮件描述的问题,要尽量简洁而集中。如果想起一个小问题都单独发一封邮件,会给他人造成大量的干扰,而且不容易得到有效的反馈。尽量在自己思考充分之后,在一封邮件里面把类似的问题集中呈现,会提升整个团队的工作效率。

 

为邮件创建Todo List。我们每天收到的邮件中,大部分其实都只是让我们知晓的内容而不是让我们去负责处理的内容。对于那一小部分需要我们负责处理的邮件,就为它们建立一个Todo的文件夹,一旦收到就立刻放进去,稍后分步骤来处理,处理完毕之后再把它们归档到相应类别的文件夹中。这样一来,我们的邮件工作就只需要重点围绕这个文件夹来进行就可以了。

 

我曾经一直通过邮件和一个远在法国的老板进行交流。工作的时候并没有想太多,只是因为不能见面沟通,所以越发注意自己在邮件中的响应是否清晰而专业。结果这位老板最后帮助我在年终获得了额外的绩效奖励,完全意外的惊喜!我感激他,也感谢之前保持清醒意识的自己。

 

利用好邮件,不仅能让你身边的同事感受到你的条理,也能让那些平时不在你身边一起工作的人们感受到你的能力。

 

解救低效的会议

 

明确的时间、议程、角色。会议很多,但真正制定了有效议程的却很少。如果你成为了一个会议主持者,那么就要时刻谨记,对每个人的发言时间,讨论的内容不偏离主题,会后形成有效的记录这些事情都要严格控制。

 

带着时间成本的意识去开会。把你每个月的薪水转换成日薪,再转换成每个小时的收入,就是你的时间成本。不但自己要领悟这一点,还要把这种成本意识分享给所有的与会者,大家就会看到即使是延迟五分钟,全体人员的额外成本消耗都是一种很大的浪费。

 

会后约见客户。这是我在日本整理大师小山龙介的书中看到的很鸡贼的一种办法。在预定好时间的会议之后约见客户,或者安排一些更加重要的事情。这样一旦会议无效而又超时,你就可以有冠冕堂皇的理由提前离开了。真的遇到这种无聊的会议,不妨一试呀!

 

不管你是会议组织者还是参与者,都总有一些办法去主动提高会议的效率,为自己更有价值的工作争取到宝贵的时间。如果有些事情非做不可,那就不要随波逐流,做那个一片浑浑噩噩之中更有power的人吧!

 

著名作家赫胥黎说过:

 

“时间最不偏私,给任何人的都是二十四小时;

 

时间也最偏私,给任何人的都不是二十四小时。”

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